En esta ocasión, no vamos a buscar entrar a fondo en las opciones más básicas y las funciones de Word, aunque alguna tocaremos, sino que intentaremos buscar los trucos y atajos menos conocidos. Con ellos podrás automatizar varias tareas y ahorrar tiempo para aumentar un poco tu productividad a la hora de utilizar la herramienta.

1. Utiliza la búsqueda inteligente

Office 365 es una suite ofimática conectada, y Word tiene algunas interesantes funciones online como la de realizar búsquedas con los términos que hayas seleccionado en Bing. De esta manera, si estás escribiendo y quieres buscar información avanzada sobre algún término lo vas a tener muy fácil.

Lo único que tienes que hacer es seleccionar una palabra y frase y hacer clic derecho sobre ella. En el menú contextual, pulsa sobre la opción Búsqueda inteligente y se abrirá una ventana en la parte derecha con los resultados.

2. Cambia la fuente predeterminada

Si quieres cambiar la fuente por defecto de Word, pulsa en la sección Inicio y pulsa sobre un pequeño icono que hay en la parte inferior derecha del cuadro de Fuente. Es difícil de ver, pero si pulsas se abrirán las opciones de la fuente, y cuando selecciones una habrá un botón *Establecer como predeterminado. A partir de ahora, la fuente que tuvieras elegida es la que utilizará Word por defecto en vada nuevo documento.

3. Utiliza el modo Enfoque

Si eres una persona que se distrae fácilmente, has de saber que Word implementa el denominado Modo enfoque. Con él, la aplicación se pondrá a pantalla completa dejándote ver sólo la página que estás escribiendo. No verás nada más, y todo lo que rodea a la página estará en negro.

Para ello tienes que pulsar en el botón de Enfoque en la parte inferior de la ventana de Word. Es un pequeño icono con un cuadrado y un cuadro dentro de él que está en la barra inferior de opciones.

4. Genera ‘Lorem Ipsums’

Lorem Ipsum se ha convertido en el texto de relleno estándar para todo tipo de documentos. Por ejemplo, cuando estás creando una plantilla para y todavía no tienes el texto exacto pero quieres saber cómo quedaría. No necesitas ningún generador o buscar el texto en Internet, Word lo puede generar para ti si escribes lo siguiente y luego pulsas Intro en el teclado.

 

Si no escribes nada más, Word te generará cinco párrafos de relleno de distintos tamaños. Si quieres, puedes especificar un número entre los paréntesis para crear exactamente ese número de párrafos. Por ejemplo, =lorem(2) genera dos párrafos.

5. Añade otros textos de relleno

Si prefieres generar un texto de relleno más entendible, Word tiene otra función para ti, prácticamente igual al generador de Lorem Ipsum. En este caso, se genera un texto más realista y que cambia de una versión a otra. En la mía, como puedes ver arriba, es un texto sobre Word. Para generarlo, debes escribir lo siguiente, y luego pulsar Intro en el teclado:

 

Si lo escribes tal cual, creará un texto de cinco párrafos con una cantidad variable de frases, pero también puedes escribir dentro de los paréntesis dos números separados por una coma: el primero es el número de párrafos que se van a generar; el segundo, las frases que tendrá cada párrafo. Por ejemplo, =rand(2,4) genera dos párrafos, cada uno con cuatro frases.

6. Cambia el cursor

Este truco está a medio camino entre huevo de pascua, curiosidad y utilidad, y es que si pulsas a la vez las teclas Control, Alt y + el cursor de Word cambia por un símbolo similar al de la tecla Comando de un Mac. El + tiene que ser el del teclado numérico a ser posible.

Aunque pueda parecer un detalle un tanto irrelevante, algunas personas tienen problemas para encontrar el cursor del ratón cuando utilizan Word, y este nuevo cursor bastante más grande y visible para que no tengan esos problemas.

7. Personaliza tu cinta de opciones

Word tiene por defecto una cinta de opciones, ese menú superior donde encuentras todo lo que se puede hacer, que viene preparada para las funciones que más suelen utilizarse. Pero también cuenta con la posibilidad de personalizarla para adaptarla a tus necesidades concretas en el caso de que haya cosas que utilices y no estén accesibles.

Para hacerlo, pulsa en la categoría de Archivo en la barra superior, y en el menú al que llegarás entra en Opciones. Una vez dentro, pulsa en la opción Personalizar cinta de opciones en la ventana que se te abre y decide cuáles agregar o sacar.

8. Continúa por donde estabas

Microsoft Word recuerda dónde te quedaste al ver y editar un documento, y puedes volver a ese lugar fácilmente haciendo clic en el icono del marcapágina que aparece en la barra de desplazamiento. Si no te aparece en tu versión de Word, puedes lograr lo mismo pulsando a la vez las teclas Shift + F5 de tu teclado para ir alternando entre las últimas posiciones de tu cursor.

9. Borra como un profesional
Si quieres borrar un gran bloque de texto, lo más fácil es que lo selecciones con el ratón y luego pulses la tecla suprimir, pero si estás enfrascado en la escritura y no quieres despegar las manos del teclado, puedes borrar palabras enteras (en lugar de letras) si pulsas a la vez Control + Borrar en el teclado.

De igual modo, si quieres «des-borrar» o recuperar lo que acabas de borrar, no necesitas recurrir al mañido Control + Z para deshacer, sino que puedes pulsar Alt + Borrar para ver como las palabras y letras que has borrado vuelven a la vida ante tus ojos.

10. Elimina todo el formato de un documento
A veces un documento puede tener un lío importante de diferentes formatos de texto, sobre todo si has ido pegando fragmentos de otros textos o webs. Puedes eliminar todos los formatos seleccionando el texto y pulsando Control + Espacio. Adiós a las negritas, o a los diferentes tipos de fuente.

11. Pegar texto sin formato
Pegar Solo Texto
Pero hay otro medio para evitar verte en un embrollo de formatos cuando vayas pegando textos que hará que no necesites andar eliminando estos formatos. Y es una opción que te permite pegar el texto que tengas en el portapapeles, pero sin conservar el formato y limitándose a pegar sólo lo que es el texto en sí.

Lo único que tienes que hacer es tener el texto copiado al portapapeles independientemente de su formato. Entonces, en la pestaña de Inicio pulsa en la flecha hacia abajo que hay debajo de la opción de Pegar. En las varias opciones que verás, pulsa en Conservar sólo texto, que es esa en la que aparece el icono del portapapeles con una A.

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